Modern Digital Workspace – Das Fundament auf dem Weg zur digitalen Transformation

Die Digitalisierung verändert nicht nur Businessmodelle und daran gekoppelte Geschäftsprozesse. Auch der Arbeitsplatz des Mitarbeiters befindet sich im stetigen Wandel. Viele Unternehmen haben inzwischen erkannt, dass „Arbeit“ nicht nur an einem Ort stattfindet, sondern an multiplen Orten bzw. im Idealfall von überall.

Mit Blick auf die gegenwärtige Corona-Epidemie werden viele Arbeitnehmer ins Home-Office bzw. in Selbst-Quarantäne versetzt. Unternehmen, die sich dem Konzept des „new ways of working“ bzw. modern digital Workspace (MDW) in den letzten Jahren genähert haben, werden vermutlich weniger Produktivitätsausfälle haben verglichen mit Unternehmen, die das Thema modern digital Workspace (MDW) eher vernachlässigt bzw. weniger priorisiert haben.

Home-Office und Mobile-Office sind längst nicht mehr nur Trendbegriffe, sondern Argumente, um Mitarbeiter für ein Unternehmen begeistern sowie an ein Unternehmen binden zu können. Tech-Riesen wie Amazon, Google, Facebook oder Apple haben dies frühzeitig erkannt und den Arbeitsplatz bzw. MDW an die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter ausgerichtet.

Generell ist die digitale Transformation von Unternehmen ohne ein zukunftsfähiges Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzept nicht möglich. Deshalb wird der digitale Arbeitsplatz oftmals als Fundament einer Digitalisierungsstrategie und für darauf aufbauende Maßnahmen und Initiativen bezeichnet.

Unternehmenskulturell betrachtet bringen Projekte zur Umsetzung eines MDW einen immensen Wandel mich sich. Das Aufsetzen eines umfangreichen Changemanagements, das jeden Mitarbeiter im Unternehmen bezogen auf die zukünftige Arbeitsweise mit dem neuen Arbeitsplatz abholt und vertraut macht, ist schlichtweg der entscheidende Erfolgsfaktor. Dieser Faktor entscheidet zwangsläufig über eine hohe Akzeptanz und Nutzungsquote von Anwendungen und Tools im Zuge des MDW im Unternehmen.

Wie die definitorische Abgrenzung eines digitalen Arbeitsplatzes sein kann und wie ein Unternehmen erste konzeptionelle Annäherungen gegenüber dem Vorhaben MDW vornehmen kann, wird in diesem Artikel zusammengefasst.

Definitorische Abgrenzung

Auf der Suche nach einer definitorischen Abgrenzung des digitalen Arbeitsplatzes wird der Suchende von einer Vielzahl von möglichen Definitionen überschwemmt. Interpretationen gehen teilweise sehr weit auseinander.

Eine viel zitierte und sehr prägnante Definition stammt von Paul Miller (“The Digital Workplace: How technology is liberating work”, 2012):

„Der digitale Arbeitsplatz ist das virtuelle, digitale Äquivalent zu einem physischen Arbeitsplatz.“

Eine Kombination aus bestehenden akademischen Herleitungen sowie praktischen Projekterfahrungen bringt uns auf folgende Definition:

„Der digitale Arbeitsplatz ist ein Wandel des Mindsets einer Organisation bzw. ein kultureller Shift. Es ist das Verständnis, dass die heutige Art und Weise zu arbeiten eine andere als in der Vergangenheit ist sowie in der Zukunft sein wird – beeinflusst durch die (digitale) Evolution von Technologien.

Der digitale Arbeitsplatz versteht Arbeit nicht als physischen Ort, an dem der Arbeitnehmer arbeitet, sondern als ein Event, das von überall und zu jederzeit auf Basis von Connected Devices praktiziert werden kann.

Der digitale Arbeitsplatz ist ein nachhaltig verankertes Verständnis bzw. ein fortlaufender Organisations-Prozess und gibt eine Antwort auf die Frage, wie Technologien die Art und Wiese des Arbeitens von Arbeitnehmern transformieren; insbesondere wie und wo die Arbeit erledigt wird.“

Gemeinsames Verständnis

Die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes ist mehr als nur die Einführung einer neuen IT-Anwendung. Vielmehr ist damit ein Paradigmenwechsel im Unternehmen bzw. ein Kulturwandel verbunden. Arbeiten mit neuen Software- und Hardwarekomponenten, Prozessdigitalisierungen und Prozessautomatisierungen, Workflowintegrationen unter Berücksichtigung von IT-Sicherheitsstandards sind nur einige von vielen Gegebenheiten, die mit einem neuen MDW einhergehen bzw. auf die sich die Organisationen und dessen Mitarbeiter einstellen müssen. Deswegen ist ein gemeinsames Verständnis vom zukünftigen Arbeitsplatz von zentraler Bedeutung. Da jeder Mitarbeiter von einem MDW betroffen ist, ist eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter in die Konzeption sowie Umsetzung des Projektvorhabens von essenzieller Bedeutung; insbesondere um eine hohe Akzeptanz und daran gekoppelte Nutzungsquote sicherstellen zu können. Grundsätzlich zeigen Projekterfahrungen, dass die Mehrwerte des MDW erst zum Tragen kommen, wenn er als Teil einer Digitalisierungsstrategie betrachtet und nachhaltig eingeführt und weiterentwickelt wird.

Aufnahme des organisationsbezogenen Ist-Zustandes

Neben dem gemeinsamen Verständnis kann sich ein Unternehmen mit der Aufnahme des Ist-Zustandes dem Thema MDW nähern. In Anforderungsworkshops mit den Mitarbeitern der Organisation sind unter anderem folgende Kernfragen zu klären:

• Ist die bestehende Unternehmenskultur bereit für modernes Arbeiten? (existieren bereits z.B. agile Arbeitsweisen, flache Hierarchien etc.)
• Wie arbeiten die Bereiche, Abteilungen und Gruppen aktuell bzw. welche Tools und welche Hardware befindet sich im Einsatz?
• Welche Methoden zur Kollaboration nutzen die Mitarbeiter zur internen und externen Kommunikation mit Kollegen und Kunden?
• Sind moderne Technologien, wie z.B. Cloud-Lösungen im Einsatz?
• Bestehen traditionelle Anwendungen, die trotz einer möglichen Migration in die Cloud fortgeführt werden müssen (Stichwort: Hybride Infrastrukturen)?
• Welche Standardprozesse werden gelebt und wo werden Potenziale für Prozessoptimierungen ersichtlich?
• Wie ist der Zufriedenheitsgrad der Mitarbeiter mit der gegenwärtigen (IT-)Ausstattung?
• Können die Mitarbeiter mit dem vorhandenen Equipment effizient arbeiten?
• Können Mitarbeiter bereits auf Single-Sign-On zurückgreifen oder gehören Mehrfachanmeldungen bzw. daran gekoppelte Medienbrüche zum Alltag?
• Wird die MDW-Initiative auch vom Management mitgetragen?

Skizzierung eines Zielszenarios

Nachdem ein Überblick über die Ist-Situation gewonnen wurde, kann das Unternehmen mit der Konzeption eines möglichen Ziel-Szenarios mit der kritischen Frage, was der MDW der Zukunft in der Organisation sein und abbilden soll, fortfahren. Empfehlenswert sind dafür bereichs-, abteilungs- und gruppenübergreifende Anforderungsworkshops (z.B. unter Anwendung vom Design-Thinking-Ansatz), um wichtige Rahmenbedingungen zu klären, unter anderem:

• Wie definiert die Organisation den MDW der Zukunft? (Hierbei ist es wichtig der Kreativität losgelöst von gegenwärtigen Infrastrukturen freien Lauf zu lassen)
• Wird der MDW vollumfänglich gedacht? Generell handelt es sich bei einem digitalen Arbeitsplatz nicht nur um neue Soft- oder Hardware. Auch Bedingungen bezüglich der IT-Infrastruktur, IT-Sicherheit, Arbeitsweisen und Prozesse sind von essenzieller Bedeutung.
• Welche Ausstattung sollte den Mitarbeitern der Organisation zukünftig zur Verfügung gestellt werden, um effizienter und zukunftsfähig aufgestellt zu sein? Auf dem Markt existieren viele Software- sowie Hardware-Provider. Eine umfangreiche Marktanalyse ist empfehlenswert.
• Besitzt die Organisation intern das notwendige Knowhow, um das Projektvorhaben umzusetzen bzw. werden Experten von extern benötigt?
• Existieren Kooperationen mit anderen Unternehmen, sodass eine erste Demonstration eines digitalen Arbeitsplatzes organisiert werden kann?

Abgleich der Ausgangssituation mit dem Zielszenario

Im nächsten Schritt kann ein konzeptioneller Abgleich zwischen Ist- und Soll-Analyse folgen. Dabei sind u.a. folgende Fragestellungen zu berücksichtigen:

• Welches Delta zwischen Ist- und Soll-Analyse gilt es zu schließen?
• Wie weit ist die Organisation auf dem Weg zum modernen Arbeitsplatz bereits vorangeschritten?
• Welche wirtschaftlichen Hebel können mit der Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes realisiert werden (Stichwort: Effizienzsteigerungen)?

Fazit & nächste Schritte

Einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen ist eine komplexe Aufgabe. Die Kapazitäten des eigenen IT-Personals sowie des Fachbereichs sind in der Regel bereits weitgehend ausgelastet. Ohne externe Partner und Dienstleister, die eigenes Knowhow auf diesem Feld mitbringen, ist der Übergang zu neuen Arbeitsplatzstrukturen kaum zu bewältigen. Um das Thema modern digital Workspace zu operationalisieren, empfehlen wir Unternehmen im ersten Schritt die Umsetzung einer Vorstudie bzw. Machbarkeitsstudie. Dadurch können frühzeitig zentrale inhaltliche Grundsatzfragen und Rahmenbedingungen für ein potenzielles Umsetzungsprojekt geklärt werden.