Sinnvoller Einsatz von Scrum in der Bank

Scrum, der Hype der letzten Jahre

In den vergangenen Jahren hat die agile Projektarbeit immer mehr an Beliebtheit gewonnen und es ist geradezu ein Hype um Scrum, Kanban und andere agilen Methoden entstanden. Ursprünglich ist Scrum ein Vorgehensmodell zur Software-Entwicklung. Die Kernelemente sind dabei Flexibilität, Dynamik und tägliche Meetings zur Abstimmung der Aufgaben. Mit der Zeit fand diese Vorgehensweise und die damit verbundenen Methoden und Werkzeuge auch im allgemeinen Projektmanagement Anwendung. Daraus entwickelte sich der Begriff „agiles Projektmanagement“ als Abgrenzung zum klassischen Projektmanagement.

Digitalisierung und Regulierung zwingen Banken zu Agilität

Während agile Methoden in anderen Branchen schon gut etabliert waren, hinkten die Banken der Entwicklung zum agilen Projektmanagement lange hinterher. Für viele nicht verwunderlich. Denn welche Begriffe werden mit einer Bank assoziiert Sicherheit und Korrektheit, starre und traditionelle Strukturen, strenge gesetzliche und aufsichtsrechtliche Bestimmungen und dies alles gepaart mit einer niedrigen Fehlertoleranz auf der Kundenseite. Auf dem ersten Blick scheint dies mit Agilität nicht vereinbar zu sein.

Dieses Bild hat sich in den letzten Jahren zum Glück rasant geändert und immer mehr Banken erkennen die Chancen der agilen Projektarbeit. Dieser Wandel wurde unter anderem dadurch gefördert, dass Projekte immer komplexer werden und die klassischen Methoden an ihre Grenzen stoßen. Zudem ist das Bankenumfeld deutlich dynamischer und schnelllebiger geworden.

Ganz konkret gibt es zwei Entwicklungen, die als Treiber von Scrum angesehen werden können. Das ist zum einen die Digitalisierung des Bankensektors. Produktlebenszyklen werden zunehmend reduziert und die Banken müssen schauen, wie sie möglichst zügig ein neues Produkt auf den Markt bekommen. Zum anderen ist die Flut an regulatorischen Anforderungen der zweite Treiber für den sinnvollen Einsatz von Scrum. Denn bei den teilweise sehr knappen Umsetzungsfristen, müssen Banken oft schon mit der Umsetzungsarbeit beginnen, bevor überhaupt die konkreten Vorgaben endgültig feststehen. Dadurch bleiben Banken dann nur noch wenige Monate bis zum Umsetzungstermin.

Vorteile eines Scrum-basierten Projektmanagements

• Schnelle Umsetzung von Projekten
  • Eine hohe Transparenz, ein besserer Projektüberblick für alle Beteiligten und eine verkürzte Time-to-Market, da funktionsfähige Ergebnisse schneller vorliegen.
• Erhöhte Effizienz und Effektivität
  • Die Reihenfolge der Tätigkeiten wird nicht durch einen zentralen Plan vorgegeben, sondern das Team entscheidet von Sprint zu Sprint, welche Teilstücke es als nächstes bearbeitet. Selbstorganisierte Teams treffen bessere Entscheidungen und arbeiten effektiver als klassische, fremdgesteuerte Teams.
• Schnelleres Erkennen und Reagieren auf auftretende Probleme
  • Festgestellte Anpassungen an einem bestimmten Feature können direkt im Projektverlauf vorgenommen werden. Dadurch werden zusätzlichen Change-Requests vermieden.
• Höhere Mitarbeitermotivation
  • Die Mitglieder des Scrum-Teams arbeiten selbstverantwortlich zusammen und übernehmen mehr Verantwortung. Durch ständige Transparenz über den Entwicklungsfortschritt wird das Team kontinuierlich zur Reflektion und Verbesserung angeregt.

Nicht immer ist der Einsatz von Scrum sinnvoll

Auch wenn Scrum an Beliebtheit gewinnt und manchmal gerne als Universallösung betrachtet wird, passt der Scrum-Ansatz nicht immer und überall. Generell erfordert Scrum ein größeres Umdenken in Unternehmen, insb. wenn diese zuvor ausschließlich nach altbewährten Ansätzen wie zum Beispiel nach dem Wasserfallmodell Projekte gemanaged haben. Über die Vorteile und Nachteile der Methode sollte man sich also stets bewusst sein und der Change muss gut durchdacht und genau geplant sein.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

1. Scrum muss zum Projektziel passen
   • Das Entwicklungsziel muss sich in einzelne realisierbare Teilziele (Funktionalitäten, Eigenschaften) zerlegen lassen, die dann Sprint für Sprint umgesetzt werden.
2. Die Organisation muss für Scrum bereit sein
   • Zentrale Strukturen des traditionellen Projektmanagements werden aufgelöst. Scrum Master, Product Owner und das Entwicklungsteam mit autarken Management-Funktionen stehen nun im Vordergrund.
   • Es muss die Bereitschaft vorhanden sein, Mitarbeiter selbstorganisiert und abteilungsübergreifend zusammenarbeiten zu lassen.
   • Eine positive Fehlerkultur, Vertrauen in die Mitarbeiter und die Freiheit, das Team eigenverantwortlich und selbstorganisiert arbeiten zu lassen, sind unverzichtbar.
3. Die richtige Zusammensetzung des Teams
   • Die Mitglieder des Scrum-Teams müssen sich mit dem agilen Ansatz identifizieren können und die richtigen Eigenschaften mitbringen (s. unten).
   • Mitläufer und Ja-Sager sind hier ebenso fehl am Platze wie ausschließliche Generalisten, die in Detailfragen schnell an ihre fachlichen Grenzen stoßen.
   • Der Product Owner muss über die notwendigen Entscheidungskompetenzen verfügen, da sonst innerhalb eines Sprints keine zeitnahen Entscheidungen getroffen werden können.

Welche Eigenschaften müssen Mitglieder des Scrum Teams mitbringen?

Agiles Arbeiten verlangt von Team-Mitgliedern selbstorganisiert zu arbeiten. Die Mitglieder müssen mit komplexen Problemen ohne Musterlösung umgehen können. Bei der Frage, wer sich gut für die agile Projektarbeit eignet, sollte nach Personen Ausschau gehalten werden, auf die die folgenden Eigenschaften zutreffen:

• Flexibel, entscheidungsfreudig, selbstorganisiert, selbstreflektiert, vernetzt und vertrauensvoll

In der täglichen Zusammenarbeit helfen darüber hinaus noch:

• Gut ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Neugier, Aufgeschlossenheit und ein souveräner Umgang, auch in unsicheren Situationen

Welche Hindernisse können einem bei der Einführung von Scrum begegnen?

So viel zur Theorie. Doch die Praxis zeigt immer wieder, dass ein guter Wille und zertifizierte Scrum Master und Product Owner allein nicht ausreichen.

Unter anderem können diese Faktoren eine erfolgreiche Einführung von Scrum verhindern:

• Dem Management ist die fundamentale Bedeutung dieses Wandels nicht bewusst und die Änderungen werden nicht allen Unternehmensbereichen transparent dargelegt
• Fehlendes Vertrauen vom Management in die Fähigkeiten des Projektteams
• Die Unternehmensführung oder das Management greifen steuernd in den Projektprozess ein, was der agilen Methodik widerspricht und dafür sorgt, dass die Entwicklung an Effizienz verliert
• Agilität ist in vielen Fällen nicht erforderlich oder sogar hinderlich, bei:
  • Hoch reproduzierenden Tätigkeiten
  • Feingranularen Ziele (z.B.: Qualitätssicherung)
  • Fest vorgeschriebenen Arbeitsprozessen
  • Einhaltung von Normen (z.B.: ISO)
• Die Mitglieder des Scrum Teams stehen nicht vollständig hinter dem Agilen Ansatz bzw. sie kennen die Scrum-Werte (Selbstverpflichtung, Mut, Fokus, Offenheit und Respekt) und die Scrum-Säulen (Transparenz, Überprüfung und Anpassung) nicht, was sich wie folgt äußern kann:
  • Konfliktvermeidung
  • Fehlendes Engagement
  • Kein Mut zur Verantwortung
  • Fehlende Ergebnisorientierung
• Räumliche, organisatorische und disziplinarische Trennung von Fachbereich und IT. Gerade die tägliche Zusammenarbeit wird dadurch erschwert, wenn das Scrum-Team auf mehrere Standorte, Städte oder sogar Länder verteilt ist.

Fazit
Nicht zu viel auf einmal wollen.

Zu Beginn kann es sinnvoll sein sich mit kleinen, überschaubaren Projekten an Scrum herantasten, denn der Wechsel von der traditionellen Wasserfallmethode hin zu einem agilen Projektmanagement braucht seine Zeit. Eine so tiefgreifende Veränderung kann nicht von heute auf morgen erfolgen und ein gutes Changemanagement ist hierbei das A und O.

In vielen Banken und auch in anderen Unternehmen hat sich bewährt, die bestehenden Prozesse und Abläufe schrittweise umzustellen. Es ist vollkommen in Ordnung, zunächst nur einzelne Abläufe oder Phasen in einem Projekt auf Scrum umzustellen. Wie bereits oben erwähnt, eignet sich Scrum auch nicht für alle Prozesse. Daher ist es ratsam, das Beste aus der reinen agilen Lehre und den klassischen Ansätzen zu vereinen (Hybrides Projektmanagement) und einen Kompromiss einzugehen, als sich komplett davor zu verschließen. Das langfristige Ziel sollte sein, mit jedem nachfolgendem Projekt den Kompromiss zugunsten des agilen Ansatzes zu verschieben.

Zum Schluss bleibt mir nur noch, Ihnen folgenden Rat mit auf den Weg zu geben: Wagen Sie den ersten Schritt und probieren Sie Scrum einfach aus, ohne Angst davor zu haben, dass es nicht direkt zu 100% gelingt. Leider steht oft die Perfektion dem Fortschritt im Weg, doch es liegt an uns, dies zu ändern.