Aufbau und Nutzen der Prozesslandkarte 

Die Prozesslandkarte ist ein wichtiges Tool für Unternehmen, um die in dem Unternehmen vorhandenen Geschäftsprozesse zu visualisieren und ein einheitliches Verständnis über die vorhandenen Prozesse zu bekommen. In weiteren Schritten dient die Prozesslandkarte dann als Ausgangspunkt für Prozessoptimierungen, Prozessstreichungen sowie der Neuanlage von Prozessen. 

Der Aufbau lässt sich in drei Bereiche aufteilen und soll anhand des Unternehmenstypus Bank veranschaulicht werden.

 

Steuerungsprozesse  

Diese enthalten, wie der Name schon sagt, Prozesse, die notwendig für die Organisation und Führung der Unternehmen sind. Diese Prozesse haben keinen Kundenausgangs- oder Endpunkt, sondern enthalten Prozesse zur Definition von Strategien, Banksteuerung oder Personalmanagement. 

Kernprozesse 

Diese bilden in dem Unternehmen die wichtigsten Prozesse, da das Unternehmen mit diesen ihre Wertschöpfung generiert. In dieser Kategorie sind in der Regel die Vertriebs- und Produktionsprozesse, wie beispielsweise der Kreditprozess oder der Wertpapierprozess, enthalten. Auf diesen Prozessen sollte in erster Linie der Fokus liegen, da mit diesen Prozessen Geld verdient wird und immer ein direkter Kundenkontakt bzw. Kundenauftrag vorhanden ist und somit fehlerhafte Prozesse einen direkten Einfluss auf die Zufriedenheit der Kunden hat.

Unterstützungsprozesse 

Hier werden alle Prozesse gebündelt, die sich mit Unterstützungsleistungen im Unternehmen beschäftigen. Hier ist beispielsweise der Materialbeschaffungsprozess, die Prozesse rund um die Eingangs- und Ausgangspost sowie IT-Prozesse zu nennen. Mit diesen Prozessen verdient das Unternehmen direkt kein Geld, jedoch sind diese Prozesse essenziell, um wertschöpfende Prozesse zu unterstützen. 

Ausgehend von der obersten Ebene der Prozesslandkarte mit ihren drei Bereichen ist ein Absprung in die nächste Ebene der Teilprozesse möglich. 

Diese gliedern die Prozesscluster in einzelne abgrenzbare Abläufe auf und lassen sich typischerweise schwerpunktmäßig einer organisatorischen Einheit zuordnen. Anhand des Clusters Kredit lässt sich darstellen, dass hierzu unter anderem der Beratungsprozess, der Antragsstellungs- und Vertragserstellungsprozess gehört. Diese sind jeweils Teilprozesse des Themas „Kredit“. In einer darauffolgenden Ebene lassen sich diese Teilprozesse auf Einzelprozess-Schritte herunterbrechen. Diese Detaillierungsebene ist notwendig, um in die Prozessanalyse und -optimierung einzusteigen. 

Vorgehen zur Erstellung einer Prozesslandkarte und die Herausforderungen 

Die erstmalige Erstellung einer Prozesslandkarte findet idealerweise durch eine neutrale Instanz statt, die Ihre Kernkompetenz in der Methodik und im Vorgehen zur Erstellung der idealen Struktur hat. Von diesem Startpunkt ausgehend müssen erst einmal die Prozesse der Bank identifiziert und aufgenommen werden, um ein gemeinsames Verständnis für die oberste Ebene zu bekommen. Hierzu ist es immens wichtig, dass dieses Verständnis über alle Führungsebenen hinweg geteilt wird und das Kommittent des Vorstands vorhanden ist. Dies geschieht in Workshops mit den relevanten Stakeholdern der Bank aus unterschiedlichen Organisationseinheiten und Aufgabenfeldern. Schon hier zeigt sich in der Praxis, dass allein die Aufnahme und Eingruppierung in die einzelnen Bereiche zu Diskussionen führen kann. Beispielsweise lassen sich sowohl Argumente finden, die die Personalabteilung als Unterstützungsprozesse sehen als auch Argumente, die diese Prozesse eher im strategischen Bereich ansiedeln. Diese potenziellen Konfliktsituationen sollten in bilateralen Gesprächen notfalls auch unter Einbeziehung höherer Entscheidungsgremien diskutiert werden. 

Nach erfolgter Aufnahme der Prozesse und Gliederung in einer der drei Kategorien, müssen die darunterliegenden Prozesse identifiziert werden. Das bedeutet, dass die dazugehörigen Prozesse mit allen relevanten Stakeholdern analysiert und im Anschluss daran die einzelnen Prozessschritte für die Prozesse festgelegt werden müssen. Diese Phase ist für die spätere Qualität der Prozesse von entscheidender Bedeutung und sollte möglichst umfangreich und detailliert erfolgen, da es nur so möglich ist entsprechendes Optimierungspotential zu identifizieren. 

Den Abschluss bildet die Veröffentlichung des neu kreierten Prozesses in der Unternehmensumgebung, wie beispielsweise dem Intranet, wo alle Mitarbeiter drauf zugreifen können und so bei Prozessunklarheiten noch einmal nachlesen können. Im Hinblick auf die Veröffentlichung gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Die einfachste Art der Darstellung ist die Ausgabe in einer Excel-Tabelle. Dies hat den Vorteil, dass dies in der Regel für die Unternehmen ohne weitere Kosten möglich ist, hat aber auch den großen Nachteil, dass diese Darstellungsform schnell unübersichtlich wird und Abstriche bei der Interaktivität gemacht werden müssen. Eine andere Möglichkeit ist die Darstellung mit entsprechenden Tools, wie beispielsweise ibo. Dies ist in der Regel mit Mehrkosten für die Bank verbunden, ermöglicht aber auch eine erhöhte Interaktivität und einen höheren Detaillevel an den Prozessen, verbunden mit einer besseren Übersichtlichkeit. 

Fazit  

Die Prozesslandkarte bildet das Fundament der Organisation und erhöht die Prozesssicherheit der Mitarbeiter. Darüber hinaus sind diese aufgenommenen Prozesse Basis für weitere Prozessanalysen zur stetigen Verbesserung der Qualität. Darüber hinaus sind sie elementar in der heutigen dynamischen Welt, selbst agile Transformationen und ein kompletter Reboot der Arbeitsweise ist ohne das Hilfsmittel Prozesslandkarte nicht darstellbar.   

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