Prozessoptimierung – Mehr Effizienz durch schlankere Arbeitsabläufe

Der Prozessmanagement-Kreislauf: 

Die Prozessoptimierung bezieht sich auf die systematische Verbesserung von Geschäftsprozessen, um sie effizienter, effektiver und wirtschaftlicher zu gestalten oder an sich ändernde (regulatorische) Anforderungen anzupassen. Dafür sind zunächst die Identifikation der Prozesse, der Abgleich mit den vorhandenen Verfahrensdokumentationen und Anforderungen sowie Gespräche mit den verantwortlichen Personen notwendig. Anschließend können mögliche Optimierungen vorgenommen werden. Daraus lassen sich dann neue Soll-Prozesse definieren.

Idealerweise werden geeignete Tools und Methoden zur Unterstützung bei der Durchführung von Prozessoptimierungen eingesetzt.

Exemplarisch sind jeweils drei, in der Praxis bewährte, Methoden und Tools aufgeführt:

Methoden

• Six Sigma: Diese Methode verfolgt das Ziel, Prozesse so zu optimieren, dass sie zu mindestens 99,999% fehlerfrei funktionieren. Sie beinhaltet die Anwendung von Datenanalyse, statistischer Prozesskontrolle und Projektmanagement, um Prozesse zu identifizieren, die verbessert werden können.
• Lean Management: Diese Methode zielt darauf ab, Überflüssiges in Prozessen zu minimieren und die Wertschöpfung für den Kunden zu maximieren. Sie legt großen Wert auf die Schaffung eines fließenden und schnellen Prozesses.
• Business Process Reengineering (BPR): Diese Methode bezieht sich auf eine umfassende Überarbeitung von Geschäftsprozessen, um sie effizienter, kosteneffektiver und kundenorientierter zu gestalten. Sie beinhaltet die Überprüfung aller Aspekte des Prozesses, von den Anforderungen bis zur Umsetzung, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Tools

• Workflow-Management-Systeme (WfMS): Diese Systeme unterstützen die Optimierung von Geschäftsprozessen, indem sie eine einfache Überwachung und Verwaltung von Aufgaben und Abläufen ermöglichen. Zudem können die Programme die Prozesse analysieren und visualisieren
• Business Process Modeling Notation (BPMN): Dieses Tool ermöglicht es, Geschäftsprozesse grafisch darzustellen, um sie leichter zu verstehen und zu optimieren
• Robotic Process Automation (RPA): Diese Technologie automatisiert manuelle, wiederkehrende Aufgaben in Prozessen, um sie schneller, effizienter und fehlerfreier auszuführen

Die Wahl der richtigen Methode und Tools hängt von den spezifischen Anforderungen und der Art des Prozesses ab.

Anwendung in der Praxis

Im Rahmen eines Kundenprojektes wurden die Prozesse im Bereich des Zahlungsverkehrs aufgenommen und Optimierungspotentiale identifiziert. Erschwerend kam in diesem Projekt dazu, dass der Kunde eine nur unzureichende Dokumentation der Prozesse hatte und bislang gänzlich auf den unterstützenden Einsatz von Tools verzichtet hat.

Durch Interviews und Hospitationen mit Be- und Vertrieb, Auswertung von Mengengerüsten, Abgleich mit den Anforderungen und externes Benchmarking, konnten mehrere Optimierungsmöglichkeiten in den Ist-Prozessen identifiziert werden.

Diese wurden anschließend in mehrere Handlungsfelder geclustert. Zur Hebung von Potenzial sind, daraus resultierend, Anpassungen an der ZV-Software und der Benutzeroberfläche Optimierungen der Schnittstellen und Leistungsverzicht vorgesehen.

Dazu war eine Definierung neuer Soll-Prozesse notwendig, was unter Berücksichtigung folgender Kriterien stattfand:

• Erwartungshaltung der Kunden
• Wettbewerbsdruck
• Regulatorik
• Kostendruck
• Mitarbeiterabgänge
• Fehlervermeidungs-Policy

Die daraus abgeleitete Empfehlung war, die neuen Prozesse zu dokumentieren und zu visualisieren, da eine umfassende Prozessdokumentation eine Erfüllung der regulatorischen und revisionstechnischen Vorgaben sicherstellt. Außerdem wurde hierdurch zusätzlich eine Basis für künftige Testaktivitäten und Anforderungsdefinitionen erschaffen.

Zur Anpassung der Prozesse waren organisatorische und technische Maßnahmen notwendig.

So konnte auf Seiten der IT ohne Entwicklungsarbeiten zum Beispiel auf die Sichtprüfung in der ZV-Software für STP-fähige (straight through processing) Zahlungen verzichtet werden.

In Zusammenarbeit mit den Providern wurden in der IT, entsprechend der Soll-Prozesse, Änderungen in der ZV-Software und der Schnittstellen umgesetzt.

Durch die Umsetzung der Maßnahmen und Handlungsempfehlungen konnten die Stückkosten und Durchlaufzeiten reduziert werden und somit die Aufnahmefähigkeit der Zahlungsverkehrsabteilung erhöht werden.

Wie das Beispiel zeigt, ergibt sich eine Reihe von Vorteilen durch die Optimierung von Prozessen in einer Organisation:

• Effizienzsteigerung: Optimierte Prozesse laufen schneller, reibungsloser und effizienter ab, was Zeit und Ressourcen spart.
• Kosteneinsparung: Durch die Effizienzsteigerung und die Vermeidung von Fehlern können signifikante Kosteneinsparungen erzielt werden.
• Kundenzufriedenheit: Optimierte Prozesse führen zu einer besseren Kundenerfahrung und einer höheren Kundenzufriedenheit.
• Wettbewerbsvorteil: Eine effizientere Geschäftstätigkeit gibt Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Konkurrenten.
• Fehlerreduktion: Prozessoptimierung hilft, Fehlerquellen zu identifizieren und zu eliminieren, was zu einer höheren Qualität und Zuverlässigkeit führt.
• Transparenz und Überwachbarkeit: Optimierte Prozesse können besser überwacht und kontrolliert werden, was zu einer besseren Transparenz und Nachvollziehbarkeit beiträgt.
• Flexibilität: Optimierte Prozesse sind flexibler und einfacher an neue Anforderungen anzupassen.

 „In einer Welt, die sich ständig verändert, bist du der Schlüssel zur Anpassung und Optimierung. Die Prozessoptimierung ist nicht nur ein Werkzeug, sondern eine Haltung, die es uns ermöglicht, effizienter zu arbeiten, unsere Ressourcen besser zu nutzen und unseren Kunden einen herausragenden Service zu bieten. Mögen die Erkenntnisse aus diesem Artikel dich inspirieren, deine eigenen Prozesse zu überdenken und zu verbessern. Denn in der Welt des Bankwesens wie auch in anderen Branchen gilt: Wer sich nicht weiterentwickelt, bleibt zurück.“

Auch wenn Kosten und Aufwand für die Analyse und Umsetzung einzelner Optimierungsmaßnahmen zunächst hoch erscheinen, lohnt es sich, mit Blick auf langfristigen Erfolg, hier zu investieren und sich dadurch für die Zukunft optimal aufzustellen.

Damit ist die Evolution des Prozessmanagements noch nicht abgeschlossen. Mehr dazu im nächsten Blogbeitrag.